Buoni pasto

on si può parlare di pausa pranzo senza nominare i buoni pasto, uno dei benefit più diffusi nel mondo del lavoro. Per pranzare fuori con i colleghi, ordinare online o fare la spesa, i meal voucher sono sempre molto apprezzati dai dipendenti.

Ma come funzionano? E cambia qualcosa per i buoni pasto nel 2025? Facciamo una carrellata di tutte le informazioni utili da sapere su questo strumento così versatile e flessibile, sia per il personale sia per chi gestisce un’attività (e anche per gli esercenti convenzionati!).

Con il nostro simulatore gratuito, puoi effettuare il calcolo del risparmio con i buoni pasto e scoprire tutti i vantaggi fiscali a cui potresti avere accesso!

‍

Cosa sono e come funzionano i buoni pasto

Partiamo dalle basi: come funzionano e cosa sono i buoni pasto? I buoni pasto sono dei voucher che consentono di pagare i pasti consumati durante la pausa pranzo presso le attività convenzionate, tra cui ristoranti, bar, mense, supermercati e servizi di delivery online. Emessi da società specializzate, possono essere acquistati dalle aziende per i propri dipendenti. 

Quello che forse non tutti sanno è che si tratta di una soluzione vantaggiosa per entrambe le parti. Per il datore di lavoro sono un costo interamente deducibile, mentre per il dipendente rappresentano un incremento del potere d’acquisto.

I buoni pasto: una storia lunga 70 anni 

I buoni pasto non sono sempre stati come li conosciamo oggi. Tutto ha inizio in Gran Bretagna nel 1954, quando viene emesso il primo buono pasto della storia. Siamo nel dopoguerra, in piena rinascita sociale e culturale. Iniziano a comparire nuove aziende e società, che però hanno a disposizione spazi ridotti e non riescono a garantire ai dipendenti un’area dedicata dove consumare il pranzo. La soluzione? Distribuire voucher cartacei prepagati da spendere nei locali adiacenti.

L’intuizione per trasformare questi voucher in un business vero e proprio arriva qualche anno dopo da un uomo d’affari, che fonda la Luncheon Vouchers per rivendere i buoni pasto alle aziende. Nel 1957 arriva a servire 3.500 aziende, che tre anni più tardi diventano ben 8.000. Il resto è storia: i buoni pasto escono dalla Gran Bretagna per approdare anche nel resto d’Europa, Italia inclusa.

Dipendenti, collaboratori, liberi professionisti: i buoni pasto per tutti

Ogni giorno migliaia di persone pranzano fuori, ma c’è anche chi mangia a casa davanti al computer, chi preferisce portarsi al lavoro qualcosa cucinato con le proprie mani o persino chi ordina in ufficio con il delivery. Tutti, però, hanno qualcosa in comune: i buoni pasto. 

Ma chi ha diritto ai buoni pasto nel 2025? A stabilirlo è la norma di riferimento, il Decreto Ministeriale n. 122 del 7 giugno 2017. All’articolo 4 si sottolinea che possono essere riconosciuti sia ai rapporti di lavoro subordinato sia ai rapporti di collaborazione. Quindi, tutti i dipendenti e i collaboratori possono usufruire di questo benefit. Il datore di lavoro può inoltre decidere di estenderlo anche a stagisti e dipendenti in apprendistato. Lo stesso vale per i contratti part time che non prevedono la pausa pranzo o per chi fa smart working. 

Il buono pasto può essere richiesto anche da titolari di Partita IVA e lavoratori autonomi, mentre i liberi professionisti in regime forfettario non possono beneficiare dei buoni pasto. Non ne hanno diritto nemmeno i lavoratori in ferie, in permesso, in aspettativa, in maternità, in cassa integrazione o in sciopero. 

Buoni pasto o mensa diffusa? 

Il buono pasto non è l’unica soluzione per ovviare alla mancanza della mensa interna. Alcune aziende decidono di erogare un trattamento integrativo in busta paga, mentre altre hanno trovato soluzioni alternative come la mensa diffusa. Si tratta di un servizio che prevede il consumo del pranzo da parte del dipendente in una serie di ristoranti e locali convenzionati, dove si può consumare gratuitamente il pasto a orari prestabiliti e prezzo fisso. 

Pur essendo detraibile per il datore di lavoro, la mensa diffusa non permette di spendere la somma allocata in supermercati e alimentari. Inoltre, non ha la flessibilità per adattarsi a situazioni particolari come lo smart working. 

Buono cartaceo o elettronico? Tutte le differenze 

Il buono pasto nasce cartaceo, ma negli ultimi anni è riuscito a rivoluzionarsi trasformandosi in un pratico e comodo buono virtuale caricato su una tessera elettronica o direttamente su un app dedicata. I buoni in questo modo vengono trasferiti direttamente sul conto virtuale del dipendente, risparmiando in spese di spedizione e guadagnando in sostenibilità. Ma non solo: in questo modo sarà semplice controllare il saldo e i movimenti in tempo reale, oltre a garantire la sicurezza in caso di furto o smarrimento. 

I buoni pasto elettronici sono un vantaggio per tutti: per il datore di lavoro che può usufruire della defiscalizzazione di 8 euro al giorno, contro i 4 del buono cartaceo, e per l’esercente perché risulta più comodo e facilmente tracciabile. Negozianti e datori di lavoro avranno anche una gestione più facile e rapida della contabilizzazione, visto che tutte le informazioni sugli incassi vengono registrate e trasferite in modalità elettronica.

‍

‍

La normativa sui buoni pasto 

Come abbiamo già detto, il buono pasto è un beneficio aziendale che il datore di lavoro può decidere di erogare ai dipendenti come sostitutivo del servizio mensa. Il successo del voucher per il pranzo non è certo una sorpresa e può contare su un mercato globale che è in continua crescita. Si stima che entro il 2025 il giro d’affari supererà i 14,6 miliardi di dollari. 

Ma quali sono le normative che regolano l’erogazione, l’utilizzo e la tassazione dei buoni pasto in Italia? Vediamole insieme. 

Le caratteristiche dei buoni pasto

Non esiste una legge specifica che parla di buoni pasto, ma ci sono diverse norme e regolamenti che ne regolano i diversi aspetti. Iniziamo con il già citato Decreto ministeriale 7 giugno 2017, n. 122, che ci fornisce indicazioni precise in materia ed elenca le caratteristiche dei buoni pasto: 

• sono spendibili per un massimo di 8 per ciascuna transazione;
• non sono convertibili in denaro (e non danno diritto a un resto);
• non sono commercializzabili;
• non sono cedibili a terzi.

A chi spettano i buoni pasto? L’articolo 4 dello stesso decreto stabilisce anche i beneficiari dei buoni, che come abbiamo anticipato sono dipendenti, collaboratori e lavoratori autonomi. L’assegnazione dei buoni resta svincolata dall’orario di lavoro, per cui può beneficiarne persino chi lavora in smart working o part-time. Tuttavia, l’erogazione ai dipendenti che lavorano da casa non è obbligatoria per il datore di lavoro. 

Il rapporto con gli esercenti 

Nell’articolo 144 del Decreto Legislativo 50 del 2016 troviamo indicazioni rispetto agli esercenti convenzionati con il servizio di ticket. Viene stabilito che i buoni pasto siano spendibili in esercizi pubblici che possono esercitare la somministrazione di bevande e alimenti. Quindi parliamo di bar, ristoranti, gastronomie, rosticcerie e altre attività di questo tipo, anche online. Possono essere utilizzati anche in esercizi autorizzati alla vendita al dettaglio di prodotti alimentari, come supermercati e mercati. 

Buoni pasto: la Legge di Bilancio del 2020 

A completare il tema della normativa sui buoni pasto è arrivata la Legge di Bilancio del 2020, che ha introdotto importanti novità. In particolare, è cambiato il trattamento fiscale dei buoni pasto previsto in materia di reddito di lavoro dipendente dall’art. 51, comma 2, lett. c, TUIR. Nello specifico, è stato alzato il valore non imponibile dei buoni pasto elettronici (da 7 a 8 euro) e abbassato quello dei cartacei (da 5,29 a 4 euro). Il Legislatore ha quindi valorizzato i buoni pasto elettronici, oggi più convenienti fiscalmente.

‍

I vantaggi dei buoni pasto

Se il buono pasto resta il benefit più amato e riconosciuto nel mondo del lavoro è chiaramente per i punti a favore che porta a dipendenti, aziende ed esercenti convenzionati. Vediamo nel dettaglio quali sono i vantaggi dei buoni pasto per tutti i protagonisti di questo circolo virtuoso. 

I vantaggi dei buoni pasto per i dipendenti

Come mai i buoni pasto sono così amati dai dipendenti delle aziende? A differenza di eventuali indennità erogate in busta paga, il buono pasto non va a incidere sull’imponibile fiscale e non prevede oneri contributivi fino al valore di 8 euro al giorno (4 in caso dei buoni cartacei). Inoltre, lasciano la libertà di scegliere dove passare la pausa pranzo in uno dei tantissimi locali convenzionati oppure ordinare online. 

Se non vuoi mangiare fuori, puoi spendere i tuoi buoni anche al supermercato e prepararti il pranzo a casa scegliendo alimenti freschi e sani. Parlando di quanti buoni pasto si possono usare al giorno, attualmente il limite è fissato a 8 buoni pasto per transazione.

I vantaggi per l’azienda 

L’adozione dei buoni pasto da parte delle aziende ha l’enorme pregio di aumentare il potere d’acquisto di ogni dipendente. Inoltre, i buoni pasto sono deducibili e offrono diversi vantaggi fiscali:

• l’IVA è detraibile al 100% con aliquota agevolata per le aziende al 4%;
• i buoni pasto sono esenti da oneri previdenziali fino a 4 euro per i titoli cartacei e fino a 8 euro per quelli elettronici;
• sono esclusi dal calcolo del TFR;
• il costo è interamente deducibile.

Il buono pasto si rivela quindi uno strumento efficace per migliorare la qualità di vita dei lavoratori, senza pesare sulle finanze aziendali. 

Tutti i vantaggi per gli esercenti

Anche chi decide di convenzionarsi con le aziende emittenti dei buoni pasto ci guadagna. I dipendenti delle aziende, infatti, preferiscono consumare i pasti negli esercizi che accettano i buoni e ritornano più spesso dove possono spenderli. Gli esercenti affiliati possono così contare su una clientela affezionata e fidelizzata, allargando il loro giro d’affari.

‍

‍

Come funzionano i buoni pasto per gli esercenti

Se risulta molto chiaro e semplice il funzionamento dei buoni pasto per i dipendenti e per le aziende, chiariamo come funziona il processo dal punto di vista di un esercente convenzionato. Perché parliamo sempre di convenzione? Dato che i buoni pasto non sono spendibili in tutti gli esercizi commerciali, sta al singolo esercente infatti decidere se accettarli o meno, chiudendo un contratto di convenzione con una delle società emittenti. 

Come incassare i buoni pasto 

I ristoratori che desiderano attivare una convenzione per i buoni pasto devono contattare la società emittente, che nella maggior parte dei casi ha l’obbligo di fornire un POS speciale per ricevere le transazioni con i buoni pasto elettronici. Per i buoni pasto cartacei, invece, basta semplicemente il ritiro in cassa del buono debitamente firmato e datato e l’emissione dello scontrino.

Nel caso di Coverflex, il sistema che abbiamo creato è ancora più semplice, perché i nostri buoni girano sul circuito delle carte di credito. Perciò non è necessaria una macchinetta aggiuntiva, basta il normale POS già in dotazione.

Come gestire i buoni pasto e la fatturazione

Quando il commerciante riceve il pagamento con i voucher tradizionali, lo scontrino fiscale deve essere emesso immediatamente, anche se l’incasso non è ancora avvenuto. I buoni cartacei vanno raccolti e, a fine mese, l’esercente invia i conteggi alla società emittente, che paga il valore dei buoni in un’unica soluzione. 

Per i buoni elettronici il conteggio avviene direttamente tramite app o POS, ma anche in questo caso il pagamento del controvalore avviene mensilmente. L’IVA viene gestita invece in modo diverso: il versamento può essere rinviato al mese dell’incasso del buono o dell’emissione della fattura, se antecedente.

‍

Commissioni sui buoni pasto

Sui buoni pasto incassati normalmente l’esercente paga una commissione alla società emittente, il cui importo viene stabilito nel contratto al momento della sottoscrizione. Da sempre questo è un argomento sensibile per la categoria, che negli anni non ha mancato di accendere polemiche. 

La ragione sta nel costo del servizio per i commercianti convenzionati che lamentano la poca convenienza, sia per i tempi di attesa dei rimborsi sia per le commissioni elevate che riducono in modo significativo il guadagno. Come vedremo, però, le cose stanno fortunatamente cambiando.

Commissioni: settore pubblico e settore privato

I buoni pasto sono un benefit di cui usufruiscono sia i dipendenti di aziende private sia quelli del settore pubblico. A gestire le gare d’appalto per l’assegnazione della gestione dei buoni pasto alle aziende pubbliche è la Consip. Come spesso succede, i contratti di fornitura vengono aggiudicati all’azienda emittente che propone l’offerta economica più bassa. Ecco perché le società si trovano a fare offerte al ribasso con sconti per assicurarsi la vittoria. 

Questi sconti stabiliti per la Pubblica Amministrazione sono finiti con il tempo anche nei contratti dei privati. In questo modo le aziende acquistano i buoni a una cifra inferiore al loro valore e i commercianti devono pagare la differenza con un aumento sulle commissioni. Così, ogni volta che un esercente riceve un buono pasto incassa meno del valore di scontrino.  

Scioperi e contestazioni

Per difendersi dalle commissioni, che sono arrivate a toccare il 20% del valore del voucher, i commercianti hanno iniziato a organizzare scioperi delle associazioni di categoria. Uno dei più recenti si è svolto il 15 giugno 2022, quando, per tutta la giornata, gli esercenti non hanno accettato il pagamento tramite buono pasto. Cosa lamentano i commercianti? Il rialzo senza controllo delle commissioni. Inizialmente, infatti, la commissione prevista dai contratti stipulati tra commercianti e società erogatrici era molto bassa, pari al 3% circa. 

Coverflex: il primo buono pasto senza commissioni per gli esercenti

Coverflex si conferma la scelta più conveniente anche per gli esercenti. Infatti, il contratto di convenzione non prevede commissioni. Inoltre, il commerciante non è costretto nemmeno all’acquisto di un POS aggiuntivo; può utilizzare quello classico perché le carte elettroniche girano sul circuito VISA. Il saldo? Arriva in un giorno, proprio come con i pagamenti su carta di credito. 

‍

‍

Dove si acquistano i buoni pasto 

Per acquistare i buoni pasto per i dipendenti, il datore di lavoro deve contattare la società che eroga il servizio e stipulare un contratto di fornitura. A questo punto, l'azienda dovrà versare mensilmente il valore totale dei meal voucher.

Chi può richiedere i buoni pasto

Oltre al datore di lavoro, anche i lavoratori con Partita IVA possono usufruire dei buoni pasto. I buoni pasto infatti possono essere utilizzati da liberi professionisti e autonomi, anche senza dipendenti, per scaricare le spese di pasti e l’acquisto di alimenti e bevande. Il tutto con una deduzione delle spese tra 75% e il 100%, oltre a una detrazione Iva del 10% fino a un importo massimo pari al 2% del fatturato, come regolato dal Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico n.122/2017. 

Attenzione, però: parlando di buoni pasto per Partita IVA va specificato che non possono essere richiesti e utilizzati da chi lavora in regime forfettario.

Quali sono gli obblighi del datore di lavoro che acquista i buoni pasto

Il datore di lavoro che sceglie di erogare i buoni pasto ai propri dipendenti deve seguire alcune regole. Dopo aver sottoscritto un regolare contratto di fornitura dovrà farsi carico ogni mese di comunicare alla società emittente il numero di buoni che occorreranno a ciascun dipendente sulla base delle presenze e dei giorni lavorati. 

In caso di buoni cartacei, dovrà poi distribuire i titoli ai dipendenti; se invece si tratta di buoni elettronici, verranno accreditati direttamente sulla tessera o sull’app dedicata. La società emittente dei buoni provvederà poi a emettere regolare fattura per l’incasso del controvalore da parte dell’azienda.‍

‍

Come scegliere i migliori buoni pasto per le aziende?

Esistono numerosi fornitori di buoni pasto in Italia, dove vengono utilizzati abitualmente da oltre 60 anni. I meal voucher Coverflex sono una soluzione semplice e moderna per aziende e liberi professionisti, oltre che flessibile. 

I buoni pasto vengono erogati su una tessera ricaricabile, che permette ai dipendenti di pranzare nei ristoranti partner o fare la spesa nei supermercati convenzionati, anche online. Le aziende possono ricaricare le tessere tramite la dashboard online in pochi click.

I vantaggi dei buoni pasto elettronici Coverflex

Coverflex ha un obiettivo ben preciso: creare una soluzione vantaggiosa e flessibile, sia per le imprese sia per i dipendenti. La nostra missione? Semplificare la vita ai datori di lavoro e alle aziende partner che decidono di implementare i nostri buoni pasto, senza rinunciare ai benefici per i dipendenti che li utilizzano quotidianamente.

Ecco i principali vantaggi dei buoni pasto Coverflex:

• Esperienza self-service. Vuoi entrare nella nostra rete di aziende partner? Nessun problema, puoi farlo in totale autonomia! È sufficiente registrarsi per prenotare una demo ed essere contattati dal nostro team dedicato, che sarà felice di aiutarti a capire come funziona il servizio.
  
• Utilizzabili in più di 100.000 attività. Tantissimi ristoranti, bar, negozi di alimentari, supermercati e servizi di delivery tra cui scegliere, con un network in continua espansione.
  
• Una voucher card flessibile. La Coverflex Card è una carta che può essere ricaricata in autonomia, per pagare la somma mancante quando i buoni pasto non coprono la cifra totale.
  
• Una app intuitiva. La nostra applicazione è facile da utilizzare, pensata per semplificare la vita all’utente. Puoi controllare il saldo residuo, ricaricare crediti extra, tenere d’occhio i tuoi benefit… tutto a portata di tap!
  
• Sconti esclusivi. Grazie all’ampia rete di partner, offriamo sconti esclusivi dedicati a chi utilizza i buoni pasto Coverflex.

Questi sono solamente alcuni dei vantaggi dei buoni pasto Coverflex. Tieni a mente che, con una soluzione di buoni pasto realmente spendibile e facile da utilizzare, ne beneficia anche il turnover aziendale. A proposito, prova il nostro calcolatore di turnover del personale e scopri come migliorare o mantenere stabile il tasso di turnover!

Quanto costano i buoni pasto Coverflex?

Ma quanto costano i buoni pasto nel 2025? Buone notizie: quelli proposti da Coverflex sono i primi buoni pasto senza commissioni! Le aziende scelgono l’importo dei voucher da offrire ai propri dipendenti, che a loro volta risparmiano sulle tasse grazie all’IVA al 4%, completamente deducibile. 

Anche chi ha la Partita IVA in regime ordinario e le ditte individuali possono utilizzare i buoni pasto Coverflex, deducendoli al 75% e con IVA detraibile al 10% (fino a un importo massimo pari al 2% del fatturato).

Leggi anche l'approfondimento: Stop alle commissioni alte sui buoni pasto, arriva il tetto al 5% con il DDL Concorrenza.

Come acquistare i buoni pasto Coverflex

Come funziona l’acquisto dei buoni pasto Coverflex? Facile: tramite il nostro sito puoi effettuare l’ordine in totale autonomia oppure prenotare un appuntamento con il nostro team dedicato, pronto ad aiutarti e farti scoprire meglio ogni aspetto dell’offerta. 

Vediamo meglio le due alternative:

• Self-service. In pochi click puoi creare un account, inserire i dati necessari e ordinare la tua Coverflex card. Dimentica le lunghe attese e le telefonate senza fine: scegli tu la quantità e il valore dei buoni pasto da ricaricare sulla carta, che ti arriverà comodamente all’indirizzo desiderato (a casa o in azienda).
  
• Prenota una demo. La nostra soluzione unificata è ricca di vantaggi e funzionalità utili per gestire i buoni pasto e il welfare aziendale. Il nostro team non vede l’ora di illustrarti tutti gli aspetti della piattaforma, rispondendo a dubbi e domande. Potrai così scegliere la soluzione migliore per le tue esigenze.

‍

Come funziona l’implementazione

Coverflex offre un’implementazione rapida, con un processo di onboarding semplice e intuitivo. Hai a disposizione un team dedicato per aiutarti passo dopo passo, rendendo l’esperienza piacevole e senza stress! 

Per iniziare a usare Coverflex ti verrà inviata un’email con i dettagli da seguire per il setup, seguita da una videochiamata introduttiva in cui presentarti tutti i servizi disponibili. Hai a disposizione anche una chiamata con il nostro team Finance, pronto a sciogliere tutti i tuoi dubbi riguardo la gestione dei benefit. 

A questo punto puoi accedere alla tua area riservata, da cui ordinare la tua card personale per iniziare a utilizzarla. Il tutto richiede un massimo di 2 settimane, anche in base alle tue esigenze: più facile di così!

Per scoprire meglio tutti i vantaggi offerti da Coverflex, non c’è modo migliore che iniziare a usarlo. Iscriviti ora o prenota una demo!