er trasformare un piano di benefit in realtà, rispettando il budget e accontentando i dipendenti, hai bisogno di un percorso ben definito e ponderato. Ed è proprio a questo che serve il regolamento welfare aziendale: non è un semplice elenco di regole, ma una vera e propria tabella di marcia per ottimizzare l’implementazione.
Perché una policy welfare è fondamentale? Scoprilo nel nostro articolo: vediamo a cosa serve e quali sono i passaggi essenziali per elaborare uno schema collaudato. Definendo obiettivi chiari e tempistiche realistiche, un regolamento welfare ben strutturato può aumentare engagement, fidelizzazione e produttività, aiutando l’azienda a risparmiare sul costo del lavoro grazie ai vantaggi fiscali. E tutto limitando al massimo la burocrazia. Sì, si può fare: ecco come.
Cos’è il regolamento welfare aziendale e perché è importante
Negli ultimi anni, il benessere dei dipendenti è diventato un tema prioritario per le aziende di ogni dimensione. Le imprese hanno ormai compreso bene l’importanza dei benefit, uno strumento chiave per rendere il personale più felice e al contempo ottenere vantaggi fiscali, oltre a benefici diretti sulla produttività.
Il regolamento aziendale per il welfare (che sia on top, puro o premiale) serve per costruire una policy chiara, efficace e senza stress, evitando errori di compliance e ottimizzando la gestione dei benefit per i dipendenti. Quello che ancora non tutti i manager e i team HR sanno è che si tratta di uno strumento fondamentale anche per cogliere i vantaggi fiscali.
A tal proposito, l’articolo 51 del TUIR è stato modificato nel 2015 proprio per prevedere l’introduzione di un regolamento welfare. Per accedere alle agevolazioni previste per Legge, ovvero alla completa deducibilità dei costi per il datore di lavoro, i benefit devono essere corrisposti a tutto il personale o a categorie intere in base a quanto delineato da “disposizioni di contratto o di accordo o di regolamento aziendale”.
Ricordiamo che, per essere realmente vincolante, il regolamento welfare aziendale va depositato presso l’Ispettorato Territoriale del Lavoro o l’ente di competenza, come per esempio l’INPS.
A cosa serve una policy welfare
Come abbiamo visto, un regolamento per il welfare aziendale serve in primis per ottenere i benefici fiscali, ma c’è anche altro. Consente infatti di trovare un perfetto equilibrio tra le esigenze dell’impresa e della forza lavoro. Se ben realizzato, può inoltre:
- velocizzare l’implementazione dei piani di benefit;
- ridurre la burocrazia e i costi;
- creare un ambiente di lavoro positivo, in cui il personale si sente valorizzato;
- migliorare significativamente la brand image dell’impresa.
5 passi per costruire una policy welfare efficace
La struttura del regolamento welfare aziendale può essere personalizzata in base all’azienda, ma di norma si sviluppa attraverso alcuni passaggi chiave. Un approccio graduale, in più fasi, consentirà di inserire delle modifiche basate sui feedback interni per valutare i progressi e aiutare i team a rimanere sulla buona strada.
1. Definire gli obiettivi del regolamento
La prima cosa da fare per scrivere un regolamento aziendale per il welfare è definire chiaramente cosa mirano a realizzare i piani di benefit. Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, realizzabili e possibilmente legati a un preciso arco temporale. La domanda che dovresti porti è: quali problemi vuoi risolvere con il welfare aziendale? Ad esempio, forse vuoi aumentare la retention oppure migliorare il work-life balance o, magari, ottimizzare la retribuzione. Per arrivarci, puoi puntare sul supporto alla famiglia, sul benessere fisico e mentale o sulla crescita professionale.
2. Analizzare le esigenze dei dipendenti
Per garantire l’efficacia dei benefit, scopri cosa desiderano i tuoi collaboratori. Nel tuo regolamento puoi inserire le modalità tramite cui svolgere dei sondaggi interni e dei focus group. In aggiunta, fai riferimento anche ai dati HR e ai trend di settore, prestando particolare attenzione alle metriche chiave che riguardano turnover, assenze ed engagement dei dipendenti.
3. Definire il budget e la struttura della regolamento
Scopo del regolamento welfare è anche assegnare un budget realistico che copra tutti gli aspetti dell'implementazione, dalla scelta dei benefit alla modulazione del programma. In particolare, valuta come suddividerlo tra fringe e welfare benefit per non sforare i costi. Questo ti permetterà anche di rispettare i tetti di spesa e i limiti fiscali, evitando sprechi e ottimizzando la tassazione. Contestualmente, indica chiaramente le figure responsabili, come CEO, CFO, manager HR o consulenti al lavoro esterni.
4. Stabilire le regole di accesso ai benefit
Abbiamo già anticipato che la Legge prevede agevolazioni per le aziende che erogano i benefit a tutti i dipendenti. Ecco perché dovresti subito stabilire chi può ricevere il welfare, quali benefit rendere disponibili e con quali criteri. Questo step non solo ti eviterà di sforare il budget, ma anche di evitare malumori tra lo staff.
5. Implementare e comunicare il regolamento
Una volta redatto il regolamento welfare aziendale, passa all’azione. Rendilo disponibile a tutti i dipendenti attraverso i canali di comunicazione interna, come intranet, e-mail e gli incontri aziendali. Per fare in modo che tutti possano fruirne, verifica che i manager abbiano la formazione necessaria per supportare il personale nella fruizione dei benefit.
Errori comuni da evitare
Fino a questo momento abbiamo immaginato la condizione ideale in cui plasmare il regolamento aziendale per il welfare di un’azienda. Tuttavia, bisogna anche fare tutto il possibile per evitare possibili sbagli. Questi potrebbero trasformarsi in criticità, come insoddisfazione e reclami (e persino controversie legali), danneggiando significativamente il morale dei dipendenti e i tassi di fidelizzazione.
Ecco alcuni classici errori: evitali e sarai già a buon punto.
- Comunicazione lacunosa: se le parti non comunicano bene tra di loro, il piano welfare rischia di naufragare in partenza. Ogni dipendente deve comprendere i benefit a disposizione, avere le istruzioni corrette per accedervi e poter inviare un feedback per dare il suo parere.
- Mancanza di personalizzazione: ogni azienda è diversa e lo stesso dovrebbe valere per i pacchetti di benefit. Scegli una soluzione welfare che sia personalizzabile per evitare di sprecare denaro in benefit inutilizzati, senza migliorare la soddisfazione e le prestazioni dei dipendenti.
- Piani non allineati con i valori aziendali: il tuo regolamento welfare dovrebbe prevedere dei benefit in linea come la vision e la cultura della tua azienda. Ad esempio, se l’innovazione è al centro di tutto, dovresti mettere a disposizione dei benefit che promuovano le opportunità di apprendimento e sviluppo delle skill.
Come Coverflex semplifica la gestione del welfare aziendale
Per concludere, il regolamento welfare aziendale ti permette di implementare una policy welfare senza rischi burocratici. Oltre a questo, hai bisogno di piani flessibili per offrire benefit personalizzati ai dipendenti, ottimizzando i costi e tagliando i carichi amministrativi. Ed è quello che offre Coverflex Welfare, la soluzione creata per costruire il tuo pacchetto di benefit, ottenendo benefici fiscali e premiando il tuo staff.
Inizia subito: ti basta iscriverti sulla nostra piattaforma, selezionare il piano adatto alla tua attività e impostare il budget da assegnare grazie alla Coverflex Voucher Card. Funziona proprio come una normale prepagata e permette a chi la riceve di ottenere beni e servizi presso i nostri partner convenzionati.
Vuoi saperne di più? Prenota una demo per scoprire tutti i vantaggi di Coverflex Welfare!
Inserisci i tuoi dati per continuare a leggere
