a pausa pranzo è uno dei momenti più importanti della giornata per molte attività, che ogni giorno accolgono chi ha deciso di spezzare la giornata lavorativa con un pranzo tra colleghi o un momento di pausa in solitaria. I dati ci dicono che il 53% degli occupati in Italia pranza fuori casa e lo fa presso ristoranti, bar e locali.
Questi pranzi veloci, consumati in compagnia o da soli, vengono spesso pagati con i buoni pasto, cioè un metodo di pagamento dal valore predefinito. I voucher vengono offerti al dipendente dalla propria azienda, solitamente in sostituzione al servizio di mensa, e possono essere elettronici oppure cartacei. I lavoratori possono quindi utilizzarli per acquistare non solo il pranzo, ma anche generi alimentari presso i supermercati o pagare gli ormai sempre più apprezzati servizi di delivery.
Accettare i buoni pasto permette a locali, servizi di consegna e supermercati di attrarre una nuova clientela, vedendo così aumentare i propri margini e anche il volume degli affari. Si stima che siano circa tre milioni gli italiani che ogni giorno usano i buoni pasto e, con l’affermarsi di nuove politiche di welfare aziendale, non c’è dubbio che questo numero aumenterà negli anni a venire.
Cosa deve sapere l’esercente sui buoni pasto
I buoni pasto, come dicevamo, sono largamente diffusi in Italia e vengono utilizzati da milioni di aziende e dipendenti ogni giorno. La loro diffusione è dovuta anche al fatto che, negli anni, centinaia di migliaia di attività hanno deciso di accettare questo metodo di pagamento. Di seguito approfondiremo il tema dei buoni pasto concentrandoci su tutti quei dettagli che le piccole attività (e anche le grandi catene) devono valutare e tenere a mente quando decidono di offrire questo servizio alla propria clientela.
Tipologie di buoni pasto
Iniziamo con le differenze tra le principali tipologie di buoni pasto:
- Cartacei. Si presentano sotto forma di blocchetto, simile a quello degli assegni, e riportano valore, data di scadenza e firma del beneficiario. L’esercente, quando riceve un pagamento con un voucher cartaceo, deve emettere regolare scontrino. Il pagamento effettivo avverrà solo dopo aver presentato la fattura alla società emittente.
- Elettronici. Vengono caricati su una card, simile a una carta di credito, molto più pratica e veloce da utilizzare. Il ristoratore deve semplicemente avere a disposizione un POS moderno, di quelli che accettano pagamenti digitali. L’accredito effettivo avviene dopo l’emissione della fattura.
Come accettare i buoni pasto
In genere, i buoni pasto emessi dalle società autorizzate contengono un codice identificativo univoco. Un tempo, l’esercente doveva inserire manualmente questo codice nel sistema di cassa, per poi riscuoterlo presso la società emittente: un metodo lento e spesso soggetto a errori di trascrizione, caduto in disuso con l’avvento dei buoni pasto elettronici. Ad oggi, i moderni sistemi di cassa hanno integrazioni specifiche per accettare e gestire i pagamenti con buoni pasto, separando automaticamente sullo scontrino il totale pagato con voucher da quello coperto con altri metodi.
Chi decide di accettare i pagamenti tramite buoni pasto deve sottoscrivere un accordo con le società emittenti, per poter entrare a far parte della loro rete di locali convenzionati.
A quanto ammontano le commissioni
In Italia, le commissioni sui buoni pasto variano a seconda del valore del singolo voucher e in base alla società emittente. Solitamente si aggirano intorno al 10% - in alcuni casi arrivano anche al 20% - del valore nominale del buono. Tali commissioni sono sostenute dagli esercenti che, quindi, devono pagare un valore variabile per ogni tipologia di buono pasto accettato.
Sul mercato sono disponibili nuove soluzioni, più moderne e flessibili, con indiscussi vantaggi per gli esercenti. Per esempio, i buoni pasto Coverflex prevedono lo 0% di commissioni per bar, ristoranti e supermercati che decidono di unirsi alla rete di partner. Un altro grande vantaggio è l’accredito quasi immediato della somma totale, che può essere riscossa già il giorno successivo alla transazione.
Come si fatturano i buoni pasto
Per quanto riguarda la fatturazione dei buoni pasto, gli esercenti devono emettere regolare fattura alla società emittente. Per farlo è necessario tenere un conteggio mensile di tutti i buoni pasto incassati, che richiede una solida gestione contabile per evitare errori nei conteggi e nelle dichiarazioni fiscali.
Come già accennato nel paragrafo precedente, ad oggi esistono soluzioni flessibili e immediate che semplificano l’intero processo di accettazione e fatturazione dei buoni pasto. Un esempio è, ancora una volta, Coverflex, che azzera le commissioni, non necessita di un POS ad hoc e gestisce autonomamente la fatturazione - con fattura differita conto terzi mensile. Il risultato? Un carico di lavoro nettamente più leggero per ristoratori e negozianti!
Quali sono i vantaggi per chi accetta i buoni pasto
Fin qui abbiamo parlato di cosa sono e come funzionano i buoni pasto, ma quali sono i principali vantaggi per gli esercenti? Eccoli qui riassunti:
- Attrarre nuova clientela. I dipendenti delle aziende trovano molto comodo poter utilizzare i propri buoni pasto nei locali convenzionati. Questo fa sì che prediligano i locali che li accettano, anche se non ci erano mai stati prima. È una vittoria per entrambi: i dipendenti scoprono un nuovo ristorante o negozio di alimentari in cui andare durante la pausa pranzo, gli esercenti guadagnano un nuovo cliente.
- Maggiore visibilità nel mercato. I canali delle società emittenti di voucher promuovono molto le attività che entrano a far parte della rete di partner. In questo modo, ristoranti, bar e negozi raggiungeranno un numero più ampio di persone che prima non li conoscevano.
- Fidelizzazione dei clienti. Chi decide di accettare i buoni pasto come metodo di pagamento può facilmente diventare il nuovo locale preferito di chi preferisce usare i propri voucher per pranzare o fare la spesa!
Quali sono i buoni pasto più convenienti per l’esercente?
Esistono vari tipi di voucher, emessi da diverse società, ma come abbiamo visto non tutti offrono le stesse condizioni. I buoni pasto Coverflex sono una soluzione vantaggiosa e flessibile, sia per gli esercenti che per i dipendenti. Si tratta della prima proposta di buoni pasto senza commissioni, con pagamento immediato il giorno successivo alla transazione. Inoltre, la possibilità per il cliente di ricaricare la propria Coverflex Card fa sì che possa utilizzarla come unico metodo di pagamento in cassa, velocizzando così la procedura.
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