egli ultimi anni, sono stati numerosi i cambiamenti nella normativa in materia di buoni pasto, e le modifiche su importi e tassazione hanno influenzato sia i dipendenti che i datori di lavoro. Con questa guida non vogliamo solo darti informazioni utili riguardanti i buoni pasto (il loro utilizzo, la loro erogazione, le categorie che ne hanno diritto…), ma anche farti capire meglio la normativa fiscale che li regola con l’aiuto di un consulente del lavoro esperto.
Riassunto
In questo articolo trovi tutti i dettagli sulla normativa, gli importi e la tassazione dei buoni pasto nel 2025, con un focus sulle recenti modifiche che influiscono su dipendenti e datori di lavoro. Oltre a rivedere da vicino come funzionano i buoni pasto e dove usarli, sottolineando le differenze tra le versioni elettroniche e cartacee, esamineremo anche la possibilità di inserire l'indennità sostitutiva di mensa in busta paga. In conclusione, potrai leggere alcuni consigli utili dal nostro consulente del lavoro Luca Furfaro, esperto in materia di welfare aziendale.
Come funzionano i buoni pasto
I buoni pasto sono voucher emessi da società apposite che permettono ai dipendenti delle aziende convenzionate o ai liberi professionisti di pagare i pasti consumati in pausa pranzo, in mense aziendali o ristoranti partner.
L'obiettivo principale dei buoni pasto è garantire l'accesso a pasti adeguati durante la giornata lavorativa, offrendo una forma di pagamento dedicata e limitando l'uso dei fondi personali. Ciò contribuisce al benessere dei dipendenti e gode di vantaggi fiscali sia per l'azienda che li emette che per i lavoratori che li ricevono.
Buoni pasto elettronici e cartacei: le differenze
Come abbiamo già visto parlando nella nostra guida completa ai buoni pasto, i meal voucher sono disponibili in due formati: elettronico e cartaceo. Le differenze tra i due riguardano sia le caratteristiche materiali che le modalità di utilizzo.
I buoni pasto cartacei sono voucher fisici, solitamente in un blocchetto simile a quello degli assegni. Per utilizzarli, basta firmarli nello spazio apposito e consegnarli al momento del pagamento per scalare l'importo dall'acquisto. Tuttavia, possono essere meno pratici da conservare, soggetti a smarrimenti, falsificazioni o usi impropri.
I buoni pasto elettronici, invece, sono carte prepagate - solitamente abbinate ad app per smartphone - molto più comode e pratiche da usare. Il totale dei voucher viene caricato direttamente dall’azienda e i dipendenti possono utilizzarli in modo veloce, come fosse una carta di credito. Inoltre, è possibile controllare facilmente gli importi residui e bloccare o disabilitare la carta o l'app in caso di smarrimento o furto. Alcuni buoni pasto elettronici consentono anche acquisti online o pagamenti diretti tramite dispositivi mobili. Con i buoni pasto Coverflex hai anche la possibilità di ricaricare la Coverflex Card con crediti extra, in modo da utilizzarla come unico metodo di pagamento in cassa!
Buoni pasto in busta paga
La normativa prevede anche la possibilità di inserire in busta paga l’indennità sostitutiva di mensa, quindi il valore totale dei buoni pasto che spetterebbero ai dipendenti. Non si tratta di veri e propri voucher, quindi, ma di un importo aggiuntivo che viene versato direttamente insieme allo stipendio mensile. In questo caso, però, non si tratta di un fringe benefit: il valore non è quindi soggetto a tassazione agevolata, ma viene tassato per il suo importo totale, come se si trattasse di ore di lavoro ordinarie.
Dove usare i buoni pasto
I buoni pasto possono essere utilizzati in tutti i ristoranti, bar, negozi di alimentari e supermercati convenzionati con la società emittente. Un’alternativa molto diffusa è anche la mensa aziendale, in cui i buoni pasto possono essere utilizzati per pagare il pranzo o altri pasti e spuntini durante la giornata lavorativa in ufficio.
Si possono usare i buoni pasto per fare la spesa?
I buoni pasto possono essere utilizzati anche presso supermercati e negozi di alimentari partner, per l'acquisto di generi alimentari essenziali. In alcuni supermarket è possibile anche spendere i propri voucher per vino e altre bevande alcoliche o prodotti alimentari di fascia alta, anche se la maggior parte delle catene non ne consente l’acquisto tramite buoni pasto.
A chi spettano i buoni pasto
I buoni pasto sono un beneficio offerto dai datori di lavoro ai propri dipendenti, ma spetta solo a determinate categorie di lavoratori. Queste categorie possono includere dipendenti a tempo pieno o parziale, a tempo determinato o indeterminato, stagionali o con contratti a progetto. Tuttavia, l’assegnazione dei buoni pasto è a discrezione del datore di lavoro: alcune aziende estendono i buoni pasto a tutti i dipendenti, mentre altre li limitano a determinate categorie di lavoratori. Inoltre, i buoni pasto possono essere soggetti a limitazioni o restrizioni come il numero massimo di giorni lavorativi o l'importo massimo giornaliero.
Buoni pasto per chi lavora in smart working
Con l'aumento del lavoro da remoto, molte aziende stanno adottando soluzioni per offrire buoni pasto anche ai dipendenti che lavorano in smart working. Nell’articolo 20 della legge n. 81 del 22 maggio 2017, in cui è tutelato lo smart working, viene specificato che “chi lavora per via telematica ha diritto a usufruire del pasto esattamente come chi lavora in presenza”. Tuttavia, l’azienda non è obbligata a offrire l’indennità di mensa o i buoni pasto ai dipendenti che lavorano da remoto: fanno fede il contratto collettivo nazionale della categoria di appartenenza e gli accordi stipulato tra azienda e dipendente.
Buoni pasto per dipendenti full-time e part-time
I buoni pasto sono un benefit che viene dato sia ai dipendenti full-time che a quelli part-time: infatti, il decreto MISE n. 122/2017 prevede che possano essere erogati anche quando l’orario lavorativo non prevede la pausa pranzo. I dipendenti full-time ricevono buoni pasto di importo compreso tra i 2 e i 10 euro, atti a sostituire il servizio di mensa aziendale e garantire un pranzo adeguato durante la giornata lavorativa. Per quanto riguarda i buoni pasto part-time, invece, vigono regole diverse: i dipendenti che lavorano solo per parte della giornata non avevano diritto a ricevere i meal voucher in nessun caso, ma le cose sono cambiate con il decreto MISE che abbiamo citato all’inizio del paragrafo. Ora, infatti, i dipendenti part-time possono ricevere i buoni pasto anche se l’orario di lavoro non copre la fascia del pranzo e se la distanza tra l’abitazione e l’azienda rende impossibile per il lavoratore consumare il pasto a casa propria.
La normativa sui buoni pasto
Abbiamo già citato il decreto MISE n. 122/2017 per capire come vengono gestiti i buoni pasto part-time, ma quali altre importanti novità ha introdotto? Oggi, la normativa buoni pasto prevede che i meal voucher possano essere utilizzati non solo in ristoranti e negozi di alimentari o supermercati, ma anche presso agriturismi e spacci aziendali. Inoltre, il decreto prevede che si possa spendere un massimo di 8 buoni pasto per transazione.
Le novità con la Legge di Bilancio del 2020
Ulteriori novità sono state introdotte con la Legge di Bilancio 2020, che prevede alcune modifiche alle esenzioni fiscali dei buoni pasto per i dipendenti. Per quanto riguarda il formato cartaceo, i limiti di esenzione fiscale passano da 5,29 euro a 4 euro, mentre per i buoni pasto elettronici il limite cambia da 7 euro a 8 euro. Questa novità è pensata per favorire l’utilizzo della versione elettronica, più facile da utilizzare e soprattutto tracciabile, per evitare l’evasione fiscale.
Trattamento fiscale e contributivo dei buoni pasto
Se l'azienda decide di offrire i buoni pasto ai propri dipendenti, è importante che tenga conto dei costi e delle implicazioni fiscali. Ai fini delle imposte dirette e dell'Irap, l'azienda può dedurre completamente i costi sostenuti per l'acquisto dei buoni pasto, ma solo entro i limiti stabiliti dalla legge. L’importo che supera il valore di 4 euro o 8 euro, a seconda che si tratti di buoni pasto cartacei o elettronici, risulta imponibile sia per l'azienda che per il dipendente, contribuendo quindi alla base imponibile contributiva e fiscale.
Inoltre, è possibile detrarre l'IVA pagata sull'acquisto dei buoni pasto. Nel caso dei buoni pasto elettronici, l'IVA al 4% è completamente detraibile. Tuttavia, per le aziende che utilizzano i buoni pasto cartacei, non è prevista alcuna detrazione dell'IVA. È fondamentale comprendere queste implicazioni fiscali e considerarle nella scelta del metodo di gestione dei pasti aziendali tramite buoni pasto. Consultare un professionista fiscale o un commercialista può essere utile per ottenere una valutazione precisa delle implicazioni fiscali e dei vantaggi specifici per l'azienda.
Il parere dell’esperto: Luca Furfaro, consulente del lavoro
Parlando della normativa sui buoni pasto, non possiamo non chiedere il parere di un esperto. Luca Furfaro è consulente del lavoro e specialista in materia di welfare aziendale e scrive su testate che parlano di temi innovativi legati al mondo del lavoro (smart working, welfare, expat…). Inoltre, è docente in diversi corsi specialistici e master che trattano queste e altre tematiche.
In una politica di total reward i buoni pasto possono essere un ottimo primo passo per l'inserimento di servizi destinati ai lavoratori che integrino la retribuzione. L'utilizzo del buono pasto ha la caratteristica di coprire un bisogno fondamentale delle persone, quindi riesce ad essere ben accetto dal personale e di semplice utilizzo. È necessario comprendere tutte le possibilità che sono offerte per la remunerazione dei lavoratori dipendenti per comprendere come "mixare" le diverse opzioni e creare un pacchetto retributivo attrattivo ma anche conveniente e flessibile per le aziende.
Ora che sai tutto sulla normativa in materia di buoni pasto, non ti resta che scegliere il fornitore che fa per te. Con Coverflex hai accesso a una soluzione vantaggiosa e flessibile, che va incontro alle esigenze di aziende, dipendenti ed esercenti! Vuoi scoprire di più? Registrati ora o prenota una demo!
Domande frequenti sulla normativa che regola i buoni pasto
Hai ancora qualche dubbio su come funziona la normativa in materia di buoni pasto? Ecco alcune delle domande più frequenti che vengono poste sull'argomento, per aiutarti a fare ancora più chiarezza.
A chi spettano i buoni pasto?
I buoni pasto sono un beneficio che i datori di lavoro offrono ai propri dipendenti, ma solo a determinate categorie di lavoratori. Queste categorie possono includere dipendenti a tempo pieno o parziale, a tempo determinato o indeterminato, stagionali o con contratti a progetto. Tuttavia, l'assegnazione dei buoni pasto dipende dal datore di lavoro: alcune aziende li estendono a tutti i dipendenti, mentre altre li limitano a determinate categorie. I buoni pasto possono inoltre essere soggetti a limitazioni come il numero massimo di giorni lavorativi o l'importo giornaliero.
Chi lavora in smart working ha diritto ai buoni pasto?
Con l'aumento del lavoro da remoto, molte aziende offrono buoni pasto ai dipendenti in smart working. Secondo l'articolo 20 della legge n. 81 del 22 maggio 2017, chi lavora in remoto ha gli stessi diritti a pasti come chi lavora in presenza. L'azienda non è obbligata a offrire l'indennità di mensa o i buoni pasto ai dipendenti in smart working, ma dipende dal contratto collettivo nazionale e dagli accordi aziendali con i dipendenti.
I dipendenti part-time possono ricevere i buoni pasto?
Anni fa i dipendenti che lavorano solo per parte della giornata non avevano diritto a ricevere i meal voucher in nessun caso, ma le cose sono cambiate con il decreto MISE n. 122/2017. Ora, infatti, i dipendenti part-time possono ricevere i buoni pasto anche se l’orario di lavoro non copre la fascia del pranzo e se la distanza tra l’abitazione e l’azienda rende impossibile per il lavoratore consumare il pasto a casa propria.
Cosa prevede la normativa sui buoni pasto?
Oggi, la normativa buoni pasto prevede che i meal voucher possano essere utilizzati non solo in ristoranti e negozi di alimentari o supermercati, ma anche presso agriturismi e spacci aziendali. Inoltre, il decreto prevede che si possa spendere un massimo di 8 buoni pasto per transazione. La Legge di Bilancio 2020 prevede alcune modifiche alle esenzioni fiscali dei buoni pasto per i dipendenti.
Per quanto riguarda il formato cartaceo, i limiti di esenzione fiscale passano da 5,29 euro a 4 euro, mentre per i buoni pasto elettronici il limite cambia da 7 euro a 8 euro. Questa novità è stata pensata per favorire l'utilizzo della versione elettronica, che risulta più facile da utilizzare e soprattutto è tracciabile, al fine di evitare l'evasione fiscale.
Qual è il trattamento fiscale e contributivo dei buoni pasto?
Per le imposte dirette e l'Irap, i costi dei buoni pasto sono completamente deducibili ma solo fino ai limiti di legge. L'importo che supera i limiti di 4 o 8 euro, a seconda che si tratti di buoni pasto cartacei o elettronici, è imponibile sia per l'azienda che per il dipendente, contribuendo alla base imponibile fiscale.
Inoltre, l'IVA pagata sull'acquisto dei buoni pasto è detraibile. Per i buoni pasto elettronici, l'IVA al 4% è completamente detraibile, ma non è prevista alcuna detrazione per i buoni pasto cartacei. È importante considerare queste implicazioni fiscali quando si sceglie il metodo di gestione dei pasti aziendali con i buoni pasto. Un professionista fiscale o un commercialista possono aiutare a valutare le implicazioni fiscali e i vantaggi specifici per l'azienda.
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