Per rimborsare adeguatamente i costi sostenuti durante l’orario di lavoro dai suoi collaboratori, l’azienda deve ricevere i documenti che certificano l’esborso insieme all’apposito modulo, chiamato convenzionalmente nota spese dipendenti. Si tratta di uno strumento essenziale perché permette di contabilizzare correttamente le uscite. Vediamo esattamente in cosa consiste, a cosa serve e come deve essere compilata per evitare inutili errori.
Cos’è la nota spese dipendenti
Dalle trasferte alle cene con i clienti, nella vita di ogni azienda capitano spesso dei momenti che prevedono una spesa extra da parte. Nel caso si tratti di costi anticipati dai dipendenti, la nota spese è il documento necessario per ottenere un rimborso. Per fare qualche esempio pratico, può essere utilizzata per:
- spese di viaggio (auto privata, taxi, aerei, treni, ecc.);
- vitto e alloggio durante le trasferte di lavoro;
- spese di rappresentanza, tra cui cene aziendali e regali per i clienti;
- corsi di formazione, libri e altro materiale formativo;
- costi sostenuti per acquistare beni o servizi a uso professionale.
La nota spese dei dipendenti può essere in forma cartacea o digitale, ma in ogni caso deve indicare tutte le voci dei costi abbinate all’importo pagato e alla data. In aggiunta, deve essere presentata insieme agli scontrini o alle fatture intestate all’azienda. Questa è la distinta classica, che chiamiamo anche nota spese a piè di lista oppure nota spese analitica.
Nell’eventualità in cui ci siano delle spese non documentate, il rimborso non è automatico. Inoltre, l’azienda può anche scegliere di erogare un rimborso forfettario, ovvero una quota fissa che non richiede la compilazione della lista dettagliata.
A cosa serve la nota spese
La nota spese dei dipendenti serve innanzitutto per quantificare i costi e corrispondere a ogni collaboratore le dovute somme. In secondo luogo, è utile per verificare quanto si sta spendendo ed eventualmente mettere in atto delle strategie per limitare le uscite.
Ricordiamo inoltre che, secondo quanto stabilito dall’articolo 51 del TUIR (Testo Unico Imposte sui Redditi), è prevista la deducibilità per la nota spese dei dipendenti. La normativa stabilisce che per la nota spese a piè di lista i costi sono totalmente deducibili dal dipendente. L’azienda, invece, può dedurre tutte le spese di vitto e alloggio, ma solo quando sono inferiori a 180,76 al giorno per le trasferte in Italia e a 258,23 euro al giorno per quelle all’estero (il resto è al 75%).
Come compilare una nota spese
Per ottenere i rimborsi, la nota spese dei dipendenti deve essere debitamente compilata nel formato richiesto dal datore di lavoro. In aggiunta, vanno allegate tutte le prove d’acquisto necessarie. Per quanto riguarda il formato, oltre al classico documento cartaceo sono molto diffusi altri strumenti pratici come:
- Modulo già impostato su editor di testo come Word o simili
- Foglio di calcolo Excel o simili
- Software per la nota spese dei dipendenti
La persona responsabile o i team dedicati in azienda provvederanno poi a controllare ogni voce, verificare gli allegati e, nel caso sia tutto corretto, procedere con il pagamento in busta paga.
I dati da includere
Per una corretta gestione della nota spese dei dipendenti, il documento deve riportare alcuni dati essenziali, ovvero:
- Intestazione dell’azienda
- Data e luogo
- Dati del dipendente
- Tipologia di spesa
- Costo sostenuto
- Eventuali note
Errori comuni nelle note spese
Quando l’elenco si allunga, la compilazione della nota spese dei dipendenti può diventare problematica. Questo rischia di causare alcuni errori che potrebbero avere ripercussioni sia sul personale sia sull’azienda. Tra i più ricorrenti, possono esserci:
- Mancata corrispondenza tra le voci nella nota spese e le prove d’acquisto
- Calcoli errati
- Scontrini o fatture non leggibili
- Inserimento nel documento di spese non rimborsabili
Di conseguenza, chi si occupa di verificare le note spese dei dipendenti dovrà impiegare più tempo per contabilizzare il documento, ritardando così il pagamento. Per evitare rallentamenti e disguidi, è quindi importante assicurarsi che ogni dato sia corretto, chiaro e ben presentato.
