Ogni azienda presenta una sua peculiare dinamica interna, con flussi di personale in entrata e uscita. Quando una persona sta per andarsene è importante accompagnarla nel modo migliore. Ed è proprio a questo che serve l’offboarding, una procedura che mette in contatto le parti coinvolte per concludere il rapporto lavorativo nel migliore dei modi. Vediamo in cosa consiste, il significato di offboarding e gli esempi di checklist da implementare per favorire un’ottima cultura aziendale.
Il significato di offboarding
Per capire meglio in cosa consiste, partiamo dalla traduzione di offboarding: letteralmente significa procedura di uscita, ma in italiano potremmo chiamarlo disinserimento aziendale. L’espressione, ormai molto comune nel mondo del lavoro, indica proprio l’insieme di passaggi espletati dall’azienda, solitamente dal team HR, per congedarsi dai dipendenti che hanno terminato di prestare la loro attività.
L’offboarding dovrebbe avvenire indipendentemente dal motivo che ha portato alla chiusura del contratto, dalle dimissioni volontarie al licenziamento o pensionamento. Inoltre, non va confuso con un termine simile che si usa per il processo opposto di inserimento sul lavoro, ovvero l’onboarding. L’offboarding ha ovviamente degli obiettivi completamente diversi, sebbene entrambi condividano la necessità di raggiungere una certa fluidità durante la transizione.
Gli obiettivi dell’offboarding
Lo scopo principale di ogni processo di offboarding è applicare una sequenza ben strutturata a un evento fisiologico e naturale per ogni azienda, evitando che emergano problemi con l’ex dipendente. Non finisce qui, però: è utile anche per trasformare un addio in un’occasione preziosa per valutare diversi aspetti della vita aziendale. Proprio per questo, i responsabili delle risorse umane dovrebbero analizzare costantemente la strategia di disinserimento, raccogliere i dati e utilizzarli per migliorare la brand reputation e la gestione del personale.
Perché un buon offboarding è importante?
Come anticipato, non c’è un solo buon motivo per applicare correttamente l’offboarding. E, sicuramente, non deve essere sottovalutato. Innanzitutto perché, in caso di dimissioni volontarie, aiuta a comprendere le ragioni di chi se ne sta andando e ad agire tempestivamente per rimuovere eventuali criticità interne. L’offboarding è importante anche perché:
- permette di strutturare l’indispensabile passaggio di consegne;
- migliora gli aspetti burocratici, legali e logistici nella conclusione del rapporto lavorativo;
- consente di evitare danni economici (come la perdita di clienti, contratti e attrezzature);
- aiuta a terminare il contratto in modo distensivo;
- offre la possibilità di ottenere dei feedback di grande valore.
Ed è proprio grazie ai commenti dei dipendenti in uscita che l’azienda può cogliere delle nuove opportunità, facendo un passo in avanti nella gestione del capitale umano.
Come gestire il processo di offboarding
Un buon esempio di offboarding deve includere alcuni passaggi chiave da cui iniziare per plasmare una strategia efficace e ben strutturata. Per mantenere un ottimo livello di comunicazione con il personale e ridurre gli attriti, una lista ideale dovrebbe includere almeno queste sette fasi. Va inoltre detto che non esiste un’unica checklist da effettuare: tutto dipende dalle dimensioni e dalle esigenze dell’azienda.
Prima di iniziare: per comodità, puoi anche scaricare la nostra checklist per l’offboarding già pronta da usare e personalizzare.
1. Creare un piano di offboarding
Per prima cosa devi pianificare l’offboarding in ogni momento chiave, dal giorno in cui viene determinata la risoluzione del contratto fino all’ultimo in azienda (e anche oltre). È poi importante continuare a rivedere il piano di offboarding nel tempo per assicurarsi che sia sempre in linea con gli obiettivi aziendali.
2. Comunicare al team l’uscita del dipendente
Un altro punto chiave dell’offboarding è la corretta comunicazione della notizia agli altri dipendenti. Ciò deve avvenire il prima possibile per prepararsi al trasferimento di responsabilità e, soprattutto, nel modo migliore. La chiarezza e la trasparenza sono due valori imprescindibili in questo step.
3. Facilitare il passaggio di consegne
Immagina questa fase dell’offboarding come la classica staffetta in atletica. Per trasferire le conoscenze e i compiti al meglio, chi se ne va e chi resta devono essere perfettamente allineati e in sintonia. E sta proprio all’azienda creare un ambiente che sia collaborativo e sereno.
4. Organizzare la restituzione di eventuale materiale aziendale
Se ben pianificato, l’offboarding agevola persino la restituzione di materiali e strumenti appartenenti all’azienda. Che si tratti solo del badge oppure dell’auto aziendale, tutto deve essere restituito nelle modalità e nei tempi prestabiliti.
5. Raccogliere firme e documenti
La fine di un rapporto di lavoro innesca una serie di attività burocratiche e molti (spesso moltissimi) documenti da completare, gestire e archiviare correttamente, come:
- la lettera di dimissioni;
- i documenti relativi alla conclusione del contratto;
- accordi di non concorrenza o di riservatezza (se esistono);
- eventuali valutazioni e commenti;
- schedari e documenti di lavoro.
6. Revocare autorizzazioni, contratti e account
Una volta uscita la persona dall’organizzazione aziendale, il team HR o altri responsabili (ad esempio nel reparto IT) devono assicurarsi di chiudere gli account di posta elettronica o altre applicazioni, come le piattaforme di lavoro. Inoltre, devono essere revocate tutte le autorizzazioni concesse al dipendente, i contratti d’uso e disattivati i badge di accesso.
7. Preparare il colloquio di uscita
Infine, l’offboarding dovrebbe includere una exit interview, ovvero un colloquio per conoscere meglio le motivazioni che hanno portato il dipendente a prendere la sua decisione (soprattutto se si tratta di dimissioni volontarie). Non sottovalutare questa opportunità: potrebbe far emergere delle problematiche interne e aiutarti così a mettere in atto dei cambiamenti positivi per il resto dello staff.
