uitos profissionais de Recursos Humanos relatam que o onboarding é um dos principais desafios sentidos hoje em dia, especialmente quando não existe um plano estruturado de integração de novos colaboradores, seja por escassez de tempo e recursos, ausência de envolvimento de chefias e equipas, ou pela dificuldade em adaptar o processo à diversidade de perfis e às necessidades individuais. Isto é problemático porque, quando o onboarding falha, as consequências são evidentes: colaboradores desmotivados e desalinhados com os valores da empresa, menor desempenho e produtividade e, em última instância, uma maior dificuldade em reter talento, comprometendo o sucesso a longo prazo da empresa.
É por isso que o onboarding deve ser uma prioridade e deve ser entendido como mais do que uma simples orientação, onde um membro da equipa de Recursos Humanos dá a conhecer aos novos colaboradores “os cantos à casa”. Pelo contrário, um processo de onboarding eficaz é bastante mais demorado e complexo, devendo iniciar-se ainda antes do primeiro de dia de trabalho do novo colaborador e só dado como concluído após alguns meses. Afinal de contas, o objetivo é integrar o novo elemento da equipa e promover a sua adaptação à empresa, e isso leva o seu tempo.
Neste artigo, apresentamos algumas dicas para levar a cabo um onboarding de sucesso.
O pré-onboarding
Como já referimos, o onboarding deve iniciar-se ainda antes do primeiro dia de trabalho do novo colaborador. Se, por um lado, isto transmite uma boa impressão da empresa, de que se preocupa com as suas pessoas e prepara as coisas com antecedência, por outro, evita ansiedades por parte de quem aceitou um novo emprego mas possa ainda ter algumas hesitações ou possíveis arrependimentos antes de o ter iniciado. Assim, enviar e-mails ao novo membro da equipa nas semanas ou nos dias seguintes à contratação, dando as boas-vindas, informando sobre horários, o que deve ter à mão, a que plataformas aceder e como, palavras-passe e o que esperar durante a primeira semana de trabalho, poderá contribuir para criar entusiasmo para o novo desafio profissional. É também nesta fase que deve solicitar-se o preenchimento de toda a documentação necessária, de forma a ser menos uma tarefa para o primeiro dia, e este poder ser uma experiência mais envolvente e menos burocrática.
Preparar um kit de boas-vindas
Preparar um kit de boas-vindas é uma excelente forma de demonstrar valorização e acolhimento ao novo colaborador desde o primeiro dia. Este kit pode incluir itens como um manual do colaborador com informações essenciais sobre a empresa, cultura e políticas internas, equipamento necessário, materiais de escritório, e objetos personalizados com o logótipo da empresa. O fundamental é que o kit de boas-vindas reflita a cultura única da organização. Uma boa forma de cativar entusiasmo e apreciação por parte do novo colaborador é enviar-lhe este kit ainda antes do primeiro dia de trabalho.
Envolver a equipa no processo
A integração de um novo colaborador é uma tarefa que deve ser coletiva. Todos os elementos da equipa devem estar a par da chegada de um novo membro, de quando é que isso vai acontecer, e para efetuar que funções, de forma a poderem saber como prestar o seu apoio. Envolver a equipa no processo de onboarding é crucial para garantir uma recepção calorosa e começar a estabelecer relações. Além das questões diretamente relacionadas com o trabalho, esta recepção da equipa pode passar por almoços informais ou mensagens de apoio, por exemplo. Também no caso do trabalho remoto, é possível promover alguns momentos de convívio, com reuniões de vídeo descontraídas ou atividades virtuais de team building. Além disso, é importante que o recém-contratado possa conhecer também pessoas de outras equipas e/ou em cargos mais seniores, mesmo que o seu trabalho não implique uma interação diária com estas.
Atribuir um buddy
Uma estratégia eficaz para acelerar o processo de integração passa por designar um buddy ou um mentor. No fundo, esta pessoa será alguém amigável e disponível para apresentar a empresa, as pessoas e as rotinas ao recém-contratado, esclarecer dúvidas e dar orientações. Idealmente, deverá ser um colega e não um líder ou supervisor, de forma que o novo elemento se sinta confortável para colocar qualquer questão que tenha sobre a equipa, o departamento ou o funcionamento da empresa, incluindo até tópicos informais, como, por exemplo, onde se costuma ir tomar café ou que hábitos e tradições existem.
Atribuir tarefas gradualmente
Ninguém gosta de se sentir sobrecarregado com trabalho logo nos primeiros dias num novo emprego, ainda por cima quando todas as novidades podem ser assoberbantes. As metas definidas devem ser realistas e ter em conta a curva de aprendizagem do recém-contratado. Começar com pequenas tarefas e fornecer apenas o que é necessário para cada uma permite que a pessoa se familiarize com os processos da empresa e ganhe segurança. À medida que vai adquirindo mais conhecimento e confiança, poder-se-á então aumentar a complexidade das responsabilidades.
Pedir e dar feedback regular
Não podemos deixar de salientar que o onboarding é um processo que dura meses. Assim, pedir e dar feedback regular ao novo colaborador, ao fim do primeiro dia, da primeira semana, do primeiro mês e do primeiro trimestre, é essencial para garantir que este se sente confortável e está a progredir de acordo com as expectativas. Deste modo, é possível não só identificar pontos que precisem de melhorias, como também fazer com que o colaborador se sinta ouvido e valorizado. Este feedback pode passar por reuniões com o team lead ou com os Recursos Humanos, formulários e inquéritos de satisfação, ou pela promoção de canais abertos de comunicação.
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