ma das mudanças que a pandemia trouxe à forma como trabalhamos foi que, tendo de estar confinados em casa, as reuniões remotas tornaram-se a norma. No entanto, este não é o único cenário para que elas aconteçam, como conta à Coverflex Ana Lopes, tradutora freelancer: “Para mim já é a forma de trabalho habitual há muito tempo, principalmente porque trabalho muito com clientes de todo o mundo. O que aconteceu no último ano foi que se normalizou as reuniões por Zoom, onde rapidamente se debate o que há para ser debatido e podemos rapidamente regressar ao trabalho, em vez de ter de haver a deslocação para um espaço físico onde, muitas vezes, as reuniões acabam por se prolongar desnecessariamente por horas”.
Seja de forma total ou parcial, as reuniões remotas parecem ter vindo para ficar. E, mesmo já não sendo novidade, é possível que ainda se verifiquem algumas dificuldades ou aspetos a melhorar. “Eu acho ainda mais importante haver um bom funcionamento nestas reuniões do que nas normais, porque podem envolver ainda mais pessoas – não há o limite de quantos cabem na sala, por exemplo. No meu caso às vezes há várias línguas em simultâneo, vários fusos horários, e pode ser uma confusão”.
Seja de forma total ou parcial, as reuniões remotas parecem ter vindo para ficar. E, mesmo já não sendo novidade, é possível que ainda se verifiquem algumas dificuldades ou aspetos a melhorar. “Eu acho ainda mais importante haver um bom funcionamento nestas reuniões do que nas normais, porque podem envolver ainda mais pessoas – não há o limite de quantos cabem na sala, por exemplo. No meu caso às vezes há várias línguas em simultâneo, vários fusos horários, e pode ser uma confusão”.
Para garantires que tudo corre pelo melhor, que retiras o melhor partido das reuniões em videoconferência e manténs o foco durante as intervenções da equipa – e vice-versa –, deixamos-te algumas ideias que podem ser úteis:
Partilha previamente a ordem de trabalhos da reunião
Partilhar a ordem de trabalhos antes da reunião permite que todos os envolvidos tenham conhecimento de todos os pontos que serão abordados durante a reunião e, assim, possam refletir sobre eles e preparar o que têm a dizer em cada assunto. Além disso, permite também uma melhor gestão do tempo da reunião, uma vez que todos saberão quantos assuntos devem ser abordados, evitando dispersões.
Testa antecipadamente o hardware e o software
Chegou a hora da reunião, estudaste os temas a debater, estás preparado e pontual, mas… o computador ficou sem bateria ou o software onde a reunião terá lugar insiste em não querer colaborar. A tecnologia nem sempre está do nosso lado e estas situações acontecem, mas, por isso mesmo, é importante entrares na reunião um pouco antes da hora marcada para te assegurares de que tudo está a funcionar da melhor maneira e, caso não esteja, teres ainda tempo de resolver o problema sem atrasos. Por outro lado, também é bom que haja alguma flexibilidade de alguns minutos de tolerância antes de iniciar a reunião propriamente dita para que todos se possam ir juntando calmamente, cumprimentar os participantes – ou até apresentar-se, se for o caso –, sem que ninguém perca nenhuma informação relevante.
Liga a câmara durante as reuniões
Não estar fisicamente na mesma sala não significa que não se possa ser visto, sobretudo no caso de seres tu quem está ativamente aos comandos da reunião ou quem tem mais intervenções a fazer. Permitires que a equipa te veja é importante, não só para ser mais fácil identificar quem está a falar, no caso de equipas grandes, mas também para que não se elimine totalmente a conexão humana num ambiente todo ele virtual. Lembra-te de que, mesmo numa videoconferência, não estás a falar com máquinas; estás apenas a utilizá-las para comunicar com outras pessoas. E não te preocupes com a eventual desarrumação na sala ou simplesmente com a tua privacidade: os fundos virtuais são uma boa solução para que todo o foco esteja apenas em ti.
Permitires que a equipa te veja é importante, não só para ser mais fácil identificar quem está a falar, no caso de equipas grandes, mas também para que não se elimine totalmente a conexão humana num ambiente todo ele virtual. Lembra-te de que, mesmo numa videoconferência, não estás a falar com máquinas; estás apenas a utilizá-las para comunicar com outras pessoas.
Prepara o teu ambiente de trabalho
Até podes trabalhar bem, individualmente, num espaço com distrações ou pouca iluminação, mas, para uma reunião por vídeo, este poderá não ser o ambiente mais indicado. É então importante garantires que o espaço a partir do qual te vais juntar tem poucos ruídos de fundo e poucas possibilidades de seres interrompido: não te distraias com multitasking, e poderá ser bom, caso dividas o espaço com outras pessoas, avisá-las do horário em que estarás ocupado. No caso de ser relevante manteres a câmara ligada, é também importante assegurares-te de que tens boa iluminação, uma postura adequada (de forma que a câmara esteja ao nível dos olhos) e uma imagem cuidada.
Cria um documento partilhado
Por vezes, as ideias perdem-se na conversa, pode haver distrações, falhas de comunicação ou até mesmo falhas técnicas. Por isso mesmo, criar um documento partilhado a que todos os intervenientes tenham acesso instantâneo, no Google Drive ou no Office 365, por exemplo, é uma boa ajuda para garantir que todos os membros da equipa estão a par de tudo o que está a ser falado e, sobretudo, que as tarefas ou ações a implementar ficam bem assentes. É ainda um bom auxiliar de memória que todos podem voltar a consultar sempre que necessário depois da reunião.
Tira partido das ferramentas da plataforma de videoconferência
Sabendo das dificuldades que podem surgir durante uma videoconferência, sobretudo quanto mais pessoas incluir, as plataformas de videoconferência, como o Zoom, o Microsoft Teams ou o Google Meet, dispõem de ferramentas que podem ser muito úteis para agilizar a reunião. Exemplo disso são as opções de silenciar o microfone de outros participantes e de, quando alguém quiser intervir, “levantar a mão”, para que apenas se oiça uma pessoa de cada vez e não haja interrupções nem barulhos de fundo. A partilha de ecrã permite que todos possam acompanhar simultaneamente o mesmo conteúdo, além de ser um estímulo visual que capta mais facilmente a atenção da equipa. E, já que estamos em ambiente virtual, porque não tirar partido dele? Os emojis estão presentes em muita da nossa comunicação virtual e, quando não há muito mais a acrescentar ao que já está a ser dito, estas reações são uma forma simples de manifestar apoio ou entusiasmo pela ideia de alguém.
A partilha de ecrã permite que todos possam acompanhar simultaneamente o mesmo conteúdo, além de ser um estímulo visual que capta mais facilmente a atenção da equipa. E, já que estamos em ambiente virtual, porque não tirar partido dele? Os emojis estão presentes em muita da nossa comunicação virtual e, quando não há muito mais a acrescentar ao que já está a ser dito, estas reações são uma forma simples de manifestar apoio ou entusiasmo pela ideia de alguém.
Conclui a reunião de forma produtiva
Se de uma reunião não resultar nenhuma solução ou ação relativamente ao que foi abordado, pode-se dizer que foi tempo útil e produtivo? É fundamental que, no final de uma reunião, sejam sumarizadas as conclusões a que a equipa chegou e que estas sejam reforçadas, no documento partilhado referido anteriormente e/ou num email após a reunião, bem como as tarefas que cada um terá a desempenhar.
Dá/permite que possam ser dadas sugestões para melhorar
Como em tudo na vida, há sempre aspetos onde se pode melhorar. Para isso, nada melhor do que criar um ambiente em que a equipa possa partilhar novas ideias que se adaptem à realidade da mesma e ajudem a que todos tenham a sensação de que o tempo que despendem em reuniões é útil, frutífero e produtivo.
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